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Rechtliches

Grundsätzlich gilt:
Ihr Finanzamt kennt sich mit Ihrer Kasse aus

Gehen Sie also bitte davon aus, dass ein Betriebsprüfer oder Steuerfahnder durchaus in der Lage ist Ihrer Kasse sämtlichen zugänglichen Informationen zu entlocken.

Kassenprogrammierung protokollieren

Sofern Sie an der Programmierung Ihrer Registrierkasse Änderungen vornehmen muss dieses protokolliert werden. Bei einigen Kassenmodellen werden diese Änderungen sofort auf dem Kassenbon ausgegeben. Bei den mit PC programmierbaren Modellen ist das nicht immer gegeben. Nach einer Änderung sollten Sie daher direkt an der Kasse einen Bericht über die Programmierung abrufen. Diese Berichte sind 10 Jahre aufbewahrungspflichtig

Unterdrückung von Retouren oder Storni

Bei manchen Registrierkassen lässt sich der Ausdruck von Retouren und/oder Storni in der Tagesabrechnung (Finanzbericht) unterdrücken, d.h. diese Werte tauchen auf dem Tagesabschluß nicht auf. Im Finanzbericht werden dann lediglich die Umsätze reduziert um die Storni und Retouren in einem Betrag ausgewiesen. Hierdurch ist die nachträgliche Manipulation der Tageseinnahmen durch die Buchung von Retouren oder Storni möglich, was selbstverständlich nicht erlaubt ist. Ein einfacher Ausdruck der Programmeinstellungen Ihrer Kasse genügt bereits, um festzustellen, ob diese Information unterdrückt sind. Selbst wenn Sie vor dem Kassenabschluß den Ausdruck unterdrücken, Retouren und Stornierungen erfassen, den Finanzbericht ausdrucken und anschließend die Unterdrückung aufheben, werden diese Buchungen in das elektronische Journal und in den Monatsspeicher geschrieben und sind somit abrufbar. Selbstverständlich ist diese Vorgehensweise nicht erlaubt.

Anderweitige Aussagen anderer Kassenhändler sind unrichtig!

Trainingsmodus

Beim Üben im Trainingsmodus, werden die Umsätze nicht in den Z Speicher geschrieben. Bei einigen Kassen steht auf jedem Bon Training, bei anderen gibt es kaum einen erkennbaren Unterschied zum normalen Bon. Sofern Sie im Trainingsmodus üben, laufen Ihre Umsätze im Trainingsspeicher auf. Auch dieser ist, wenn er abgerufen wird, 10 Jahre auzubewahren.

Der Trainigsmodus ist nur zum Üben, das echte Bonieren im Trainingsmodus ist nicht erlaubt. Auffbewahrungspflichtig.

Änderungen der Z Zähler

Bei einigen Kassen lässt sich der Z-Zähler verändern. Dies ist für den Fall gedacht, wenn an Ihrer Kasse z.B. nach einer Reparatur ein Hardreset durchgeführt wurde. Die Kasse befindet sich dann im Auslieferungszustand, der oder die Z-Zähler sind dann auf den Wert 1 zurückgesetzt. Es ist nun möglich den Z-Zähler auf den Stand vor der Reparatur zu setzen.

Ob Sie den Z-Zähler nun von 0 laufen lassen oder den Z-Zähler auf den alten Wert vorstellen, sie sollten auf jeden Fall den Grund für diesen Eingriff gut dokumentieren. Unsere Techniker werden eine Änderung der Zähler in jedem Falle auf ihrem Arbeitsbericht dokumentieren. Bitte bewahren sie die Berichte ebenfalls 10 Jahre auf.

GT Speicher

Eigentlich in fast allen Kassen gibt es einen GT Speicher (Grand Total). In diesem werden alle jemals mit der Registrierkasse erfassten Umsätze sowie Ein- und Auszahlungen gespeichert. In den meisten Kassen lässt sich dieser GT Speicher mit jedem Tagesendsummenbon zurücksetzen, was durchaus erlaubt ist.

Bei einigen älteren Kassen kann der GT Ausdruck nur unterdrückt werden, intern erhöht sich dieser Wert allerdings. Wenn diese Unterdrückung aufgehoben wird, ist der GT Wert wieder sichtbar. Sind zwischen der Summe aller Tagesendsummenbons Ihrer Kasse und dem Wert des GT Speichers dann erhebliche Abweichungen, könnte es bei einer Betriebsprüfung zu unangenehmen Fragen kommen.

Aufbewahrungsgrundsätze Berichte

Man kann grundsätzlich sagen, dass sämtliche Berichte (z.B. PLU Bericht, Monatsbericht, Bedienerbericht, Trainingsbericht ...), die Sie abrufen 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind. Sie als Kunde unterliegen der Beweispflicht gegenüber Ihrem Finanzamt.

Wir verweisen hiermit auch ausdrücklich auf die  Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums GDPDU vom 01.02.2002.

Nähere Info unter:

http://de.wikipedia.org/wiki/GDPdU

Aufbewahrung von Anleitungen

Auch die Bedienungs- und Programmieranleitung für eine Registrierkasse muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des letzten Jahres in dem die Kasse bei Ihnen eingesetzt wurde. Die Aufbewahrungspflicht erlischt nicht mit dem Verkauf Ihrer Registrierkasse. Bei einem Verkauf sollten Sie sich daher immer eine Kopie der Anleitung machen. Ferner sind Arbeitsanweisungen an Ihre Mitarbeiter beim Umgang mit der Registrierkasse aufzubewahren.